Аллокация затрат: что это и как распределять расходы
Аллокация затрат - это распределение косвенных расходов, которые нельзя напрямую отнести к одному подразделению или продукту, между несколькими объектами учёта пропорционально выбранной базе распределения. Типичный пример - аренда офиса или зарплата бухгалтерии: без аллокации себестоимость по подразделениям не посчитать.
Базы распределения
База распределения - это показатель, пропорционально которому косвенный расход делится между объектами учёта. Выбор базы определяет точность всего расчёта, поэтому её подбирают исходя из того, что реально влияет на размер расхода.
По выручке распределяют расходы, которые логично связаны с масштабом бизнеса подразделения, - например, часть маркетингового бюджета или расходы на общее руководство. По численности персонала делят затраты на HR, бухгалтерию и другие сервисные функции: чем больше сотрудников в подразделении, тем больше на него приходится административной нагрузки. По занимаемой площади распределяют аренду, коммунальные платежи и охрану - пропорционально квадратным метрам. По машино-часам на производстве распределяют накладные расходы оборудования: амортизацию и энергию делят пропорционально времени работы станков на каждый заказ.
Пример расчёта аллокации
Компания делит расходы на три подразделения: продажи, производство и поддержку. Нужно распределить аренду офиса - 900 000 руб/мес - и административные расходы (бухгалтерия, HR) - 600 000 руб/мес.
Аренду распределяют по площади. Продажи занимают 100 м², производство - 250 м², поддержка - 150 м², итого 500 м². Ставка - 900 000 / 500 = 1 800 руб/м². Продажам достаётся 180 000 руб., производству - 450 000 руб., поддержке - 270 000 руб.
Административные расходы распределяют по численности. В продажах 20 человек, в производстве 50, в поддержке 30, итого 100. Ставка - 600 000 / 100 = 6 000 руб/чел. Продажам достаётся 120 000 руб., производству - 300 000 руб., поддержке - 180 000 руб.
Итого на подразделение: продажи - 300 000 руб., производство - 750 000 руб., поддержка - 450 000 руб. В сумме - 1 500 000 руб., то есть весь распределяемый расход учтён без остатка.
Аллокация затрат и аллокация ресурсов
Это разные по смыслу понятия, хотя термин один. Аллокация затрат - распределение уже понесённых денежных расходов по объектам учёта для расчёта себестоимости, ценообразования и управленческой отчётности. Аллокация ресурсов - более широкое понятие о распределении самих ресурсов: людей, оборудования, бюджета, вычислительных мощностей - между задачами и проектами, например «сотрудник аллоцирован на проект на 50% времени». Стоимость обычно следует за ресурсом: сначала распределили человека или оборудование, потом посчитали, во что это обходится каждому проекту, - но сами операции разные: одна про физическое или временное распределение, другая про перенос стоимости в учёте. Отдельно стоит упомянуть, что в программировании «аллокация» означает выделение памяти процессу - это смежный по названию, но никак не связанный по смыслу термин из другой области.
Прямая и косвенная, одноступенчатая и многоступенчатая аллокация
Прямая аллокация - это не аллокация в строгом смысле, а прямое отнесение расхода на объект: если точно известно, что рекламный бюджет потрачен на конкретный продукт, его просто относят на этот продукт без всякого распределения. Косвенная аллокация нужна, когда расход общий и такой прямой связи нет, - тогда его делят по базе распределения.
Одноступенчатая аллокация распределяет расход сразу на конечные объекты - подразделения или продукты - по одной базе. Многоступенчатая сначала переносит расход на промежуточные центры затрат (например, на ИТ-отдел), а затем стоимость этих центров распределяет дальше, на подразделения, которые ИТ-отдел обслуживает. Многоступенчатая схема точнее отражает реальные связи между расходами, но требует больше данных и настройки.
Типичные ошибки
Произвольная база распределения. Показатель выбирают без экономической связи с расходом - например, аренду делят по выручке, хотя логичнее по площади. Результат искажает себестоимость и решения, которые на ней основаны.
Аллокация без экономического смысла. Расход распределяют просто потому, что «так принято», не отвечая на вопрос, что на самом деле драйвит этот расход и есть ли смысл делить его вообще.
Отсутствие пересмотра баз. Состав сотрудников и занимаемые площади меняются, а коэффициенты распределения остаются старыми - расчёт постепенно расходится с реальной структурой затрат.
Смешение аллокации с прямым отнесением. Расходы, которые можно и нужно отнести напрямую, всё равно гоняют через общую базу - это размывает точность расчёта себестоимости там, где точность была достижима.
Как это устроено в Knowledge Space
В Knowledge Space базы распределения - площадь, численность, выручка, машино-часы - ведутся как отдельные справочники и обновляются вместе с фактическими данными. Аллокация задаётся расчётными показателями, которые автоматически пересчитываются при смене сценария планирования, без ручного пересчёта таблиц.
Подробнее - на странице решения «Управление экономикой и финансами».
Смежные термины
БДДС и БДР - аллокация формирует часть расходов, которые попадают в оба бюджета.
FP&A - аллокация - один из расчётов, на которые опирается план-факт анализ по подразделениям.
FAQ
Что такое аллокация простыми словами?
Это распределение общего расхода - например, аренды или зарплаты бухгалтерии - между подразделениями или продуктами пропорционально выбранному показателю, потому что расход нельзя отнести к чему-то одному напрямую.
Чем аллокация отличается от прямого отнесения затрат?
Прямое отнесение применяют, когда точно известно, на какой объект потрачен расход. Аллокация нужна, когда расход общий и такой прямой связи нет, поэтому его делят по базе распределения.
Какие базы распределения бывают?
Чаще всего используют выручку, численность персонала, занимаемую площадь и машино-часы - выбор зависит от того, что экономически связано с конкретным расходом.
Как часто пересматривать базы аллокации?
Как минимум раз в год или при существенном изменении структуры компании - смене штата, площадей или состава подразделений, - иначе расчёт постепенно перестаёт отражать реальность.